工作中常用的通知有两种,一种是作为正式文件的通知。有文件红头,有公章。如:《中国XXX集团关于调整内设机构设置的通知》;
还有一种是非正式文件的通知,通常没有文件红头或不带公章,格式要素及字体字号不如公文严谨。如《冬季供暖通知》、《关于开展公文知识竞赛的通知》,一般可以通过邮件、张贴公告栏等多种方式告知相关人员。
以下重点讲正式文件的通知,如果这类通知您都会写了,那么非正式通知就更不在话下了。
一个好的通知是要素齐全的通知
标题、主送、正文、单位署名和时间、联系人是通知的基本构成部分,一般情况下要写齐全。
「标题」
完整的通知标题应该包括:发文机关 事由 文种,其中发文机关可以省略,比如“关于开展2017年院科学技术奖评选活动的通知”。
如果是向下级单位或通知内容不是很重要,发文机关和事由都可以省略,直接用“通知”、“会议通知”、“紧急通知”等作为标题。
「主送」
也叫受文单位或抬头,如集团总部所属各公司、各相关部门。但有时,因通知事项简短、内容单一,书写时会略去称呼,直起正文。
「正文」
会议类的通知,要写清会议的主题、会议时间、会议地点、参加会议的对象以及会议要求,另外根据实际情况可以有会议议程、报到时间和其他事先需要说明的事项。
布置工作类的通知,要写清所通知事件的目的、意义以及工作部署和要求。
转发类的通知,主要强调两点,一是全面贯彻精神,对上级文件重点进一步强调,二是紧密联系实际,把上级的要求具体化本土化,提出要求和措施。
发布类的通知,一般是为了什么目的,经过领导审议通过,发布xxx,提出执行要求。
任免类的通知,主要是写清具体人员的姓名和任免职务,有的会写上任职时间自什么时候算起,如不写一般指通知发布之日起。
「单位署名、时间」
分两行写在正文右下方,一行署名,一行写日期,日期用阿拉伯数字。
「联系人」
可写在正文最后,作为正文的一部分。
也可写在署名日期之后,作为附注。
一个好的通知是格式规范的通知
标题居中,字体用2号小标宋体字体。除标题之外的主体部分用3号仿宋字体。
主送机关编排于标题下空一行居左顶格,后用全角冒号。
正文编排于主送机关名称下一行。文中结构层次序数用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注。一般第一层标题用黑体字、第二层标题用楷体字、第三层和第四层标题用仿宋体字标注。
发文机关和落款日期居于正文右下。
举个例子:
中国XXX集团关于2018年
元旦节放假的通知
集团各公司:
根据《国务院办公厅关于2018年部分节假日安排的通知》精神,2018年我集团元旦节放假具体安排和要求如下:
一、全院放假时间
2018年1月1日放假,与周末连休。
二、相关要求
(一)xxx
1.xxx
2.xxx
(二)xxx
1.xxx
2.xxx
中国XXX集团
2017年12月4日
(联系人:xxx 联系电话:xxx)
一个好的通知是内容清楚、要求明确、语言通顺的通知
要把工作的各个环节都说清楚,讲究条理性与逻辑性,不能含混不清,让人不知所云。从要求上讲,允许干什么、不允许干什么、需要做什么、要求怎么做,都要很具体明确。
好了,今天的讲解就到这里,我们下期再见!